零接触 CRM：如何使用 Google Drive 自动化您的销售管道

Source: Dev.to

问题

你的销售代表不应该是数据录入员。

每个销售组织都在进行一场战争。

• RevOps 与管理层希望数据干净、预测准确，并且 HubSpot 中的每个字段都完美填写。
• 销售代表想要销售。他们讨厌点击“编辑”，在数十个属性中滚动，以及把刚从 PDF 合同上读到的数据手动输入。

结果呢？管理税。代表们大约花费 20 % 的工作时间进行数据录入，或更糟的是，他们跳过这一步，导致你的 CRM 成为过时信息的墓地。

在大多数公司中，当交易成功时，代表会将 PDF 合同上传到 HubSpot 的“附件”部分，并将交易标记为 Closed‑Won。
但他们常常忘记：

• 更新最终金额（在谈判过程中可能已更改）
• 更新合同开始日期
• 添加账单联系人

财务部门随后必须打开 PDF 为客户开票，客户成功团队也必须打开 PDF 查看何时开始入职。数据被锁在文件中，而不是系统里。

零接触解决方案

通过集成 Google Drive、SCANNY AI 和 HubSpot，你可以构建一个“零接触”工作流，使保存文件的动作即完成数据录入。

工作原理

1. 触发 – 销售代表将已签署的 PDF 合同拖入名为 “Closed Won Contracts.” 的共享 Google Drive 文件夹。

2. 智能 – 工作流将该文件发送到 SCANNY AI API。

3. 提取 – SCANNY 读取文档——不仅是文本，而是结构化数据。它提取的字段示例如下：

   {
     "Total_Contract_Value": "$50,000",
     "Signer_Name": "John Doe",
     "Effective_Date": "2024-02-01"
   }

4. 更新 – 工作流将这些数据直接写入 HubSpot 中相应的交易属性，并将阶段移动到 Closed‑Won。

人类会打错字；一个错位的零可能导致你的预测偏差 $450 k。AI 不会疲倦，能够精准提取页面上的信息。只需将文件拖入文件夹，代表们就能消除工作中最枯燥的部分——这极大提升士气。财务和客户成功团队能够即时看到正确的数据，再也不需要追着代表索要细节。

实施步骤

1. 从 SCANNY AI 获取 API 密钥。

2. 设置连接器（例如 Zapier、Make，或自定义脚本）来监视 Google Drive 文件夹。

3. 将 SCANNY 的 JSON 输出映射到你的 HubSpot 交易属性。

   提示： 在上线前使用测试运行，验证每个提取字段是否填入了正确的 HubSpot 字段。

测试“零接触”流程

在 Sandbox HubSpot 环境中进行试点，以向销售副总裁证明 ROI。

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停止输入，开始销售。

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