수석 프로그램 매니저는 Microsoft Planner를 어떻게 사용해 일정에 맞게 진행하나요?
Source: Dev.to
Morning: My Day View
Alex는 Microsoft Planner 안의 My Day에서 아침을 시작합니다. 이 뷰는 오늘 주의가 필요한 사항을 즉시 파악할 수 있게 해줍니다.
- Task: “Prep status report for cross‑org Quarterly Business Review (QBR).”
프로젝트 초기에 Alex는 기본 계획을 수립하고 이해관계자의 승인을 받았습니다. 현재 일정이 일주일 지연됐으며, 그의 최우선 과제는 지연 원인을 파악하고 회복 방안을 찾는 것입니다.
Using Copilot for Summaries
작업에서 Alex는 더 넓은 맥락을 이해하기 위해 프리미엄 플랜 뷰로 바로 이동합니다. 모든 작업을 일일이 검토하는 대신, Planner에서 Copilot에게 다음과 같이 요청합니다:
“Summarize Meal Kit Launch Plan progress. Which tasks are behind?”
Copilot은 지연된 다섯 개의 작업을 강조하고, 가장 큰 위험 요소를 즉시 보여줍니다:
- Approve vendor budget – Finance 담당 Babek이 소유
몇 초 만에 Alex는 집중해야 할 영역을 파악합니다.
Capturing New Workstreams in Meetings
Microsoft Teams 회의 중에 리더십이 출시를 프랑스와 캐나다로 확대하고 싶어합니다. 회의 중에 작업을 수동으로 추가하는 대신 Alex는 Copilot에게 다음과 같이 지시합니다:
“Add a new task to conduct message testing in France. Break into actionable steps. Duplicate for Canada.”
Planner는 즉시 구조화된 작업을 생성해 흐름을 유지하고 문서를 깔끔하게 정리합니다.
Custom RAG Status Column
재무, 공급망, 마케팅 간의 의존성이 많아 정렬이 중요합니다. Grid 뷰에서 Alex는 맞춤형 RAG (Red, Amber, Green) 상태 열을 만들었습니다. 이를 통해 기여자들은 자신의 작업이 정상인지 빠르게 표시할 수 있게 되었으며, 다음과 같은 효과가 나타났습니다:
- 추측 감소
- 추적 필요 감소
- 위험에 대한 조기 가시성 확보
Timeline View and Critical Path
추가 지연을 방지하기 위해 Alex는 Timeline view로 전환하고 critical path filter를 활성화했습니다. 이제 프로젝트 완료 날짜에 직접 영향을 미치는 모든 작업을 확인할 수 있습니다. 눈에 띄는 문제는 다음과 같습니다:
- 세 개의 핵심 작업이 단일 리소스인 프랑스의 Operations Program Manager Annette에게 의존하고 있습니다.
이 전형적인 병목 현상은 즉각적인 조치를 촉구합니다.
Balancing Workload
Alex는 People view를 열어 팀 용량을 평가합니다. 사용 가능한 여유가 있는 다른 Operations PM들을 빠르게 식별하고, 드래그‑앤‑드롭으로 작업을 재배정해 업무량을 균형 있게 조정합니다. 이를 통해 Annette의 부담을 줄이고 주요 마일스톤을 보호했으며, 스프레드시트나 추가 상태 회의 없이도 해결했습니다.
Resolving Dependencies
Alex는 Planner 안에서 Babek에게 지연된 재무 작업에 대해 직접 체크인합니다. 다음과 같은 의존성을 발견합니다:
- Vendor compliance review – Supply Chain 담당 Sarah가 담당
작업 기록에 따르면 Sarah가 맞춤형 상태를 red로 표시하고 마감일을 두 주 연장했습니다. Alex는 Teams에서 Sarah를 @멘션하여 상황을 물었습니다. Sarah는 곧 답변해 오늘 업무 종료까지 컴플라이언스 검토를 완료하겠다고 확인했습니다. 의존성이 해소되면서 재무 작업이 차단 해제되었습니다.
Final QBR Update
Alex는 My Day로 돌아가 QBR 업데이트를 마무리합니다. 데이터가 실제 상황을 반영한다는 확신을 가지고 있습니다. 프로젝트는 다시 궤도에 올랐으며, 리더십은 명확하고 정확한 상태 보고서를 받게 됩니다.
Key Benefits for Senior Program Managers
- 실시간 가시성을 통한 복잡한 이니셔티브 관리
- AI 기반 요약을 활용한 빠른 위험 식별
- 핵심 경로 추적을 통한 선제적 일정 관리
- Planner와 Teams를 통한 원활한 협업
- 별도 도구 없이 스마트한 업무량 균형
가시성이 워크플로에 내재될 때, 앞서 나가는 것은 추가 작업이 아니라 기본이 됩니다.