Notion을 사용해 나만의 자동 예산 추적기 만들기
Source: Dev.to
솔직히 말하자면, 나는 Xero를 포기할 거라고는 생각도 못했습니다. 업계 표준이잖아요, 맞죠? 모든 회계사가 추천하고요. 하지만 몇 년 동안 투박한 인터페이스, 제한된 보고 유연성, 그리고 구독 비용이 해마다 점점 늘어나는 모습을 보면서 나는 과연 Xero의 모든 기능이 정말 필요한지, 아니면 단지 공급업체에 묶여서 비용을 지불하고 있는 건지 의문이 들기 시작했습니다.
결정적인 순간은 내가 두 개의 별도 시스템을 관리하고 있다는 사실을 깨달았을 때였습니다: Xero는 재무 데이터를 위해, Notion은 사업 전반의 모든 것을 위해 사용하고 있었습니다. 프로젝트 문서, 고객 메모, 전략 기획은 모두 Notion에 있었지만, 재무 대시보드는 Xero의 경직된 보고 인터페이스에 갇혀 있었습니다. 재무 지표를 다른 사업 데이터와 결합해야 할 때마다 CSV 파일을 내보내고 수작업으로 조합해야 했습니다.
그때 BankSync를 발견했습니다. 이것은 Xero가 되려는 것이 아니라, 더 나은 솔루션입니다. 은행 거래, 계좌 잔액, 영수증을 여러분이 이미 사용하고 있는 도구와 직접 동기화해 주는 데이터 레이어이죠. 저에게는 그 도구가 Notion이었습니다. 이 전환은 내 사업 재무를 다루는 방식을 완전히 바꿔 놓았습니다.
왜 나는 Xero를 떠났는가
1. 제한된 커스터마이징
Xero의 보고서는… 괜찮아요. 미리 정의돼 있고 깔끔하며, 비즈니스가 그 템플릿에 맞다면 잘 작동할 겁니다. 내 비즈니스는 그렇지 않아요. 나는 재무 데이터와 프로젝트 마일스톤, 고객 유지 지표, 매출 예측을 결합한 맞춤형 대시보드를 만들고 싶었습니다. Xero는 그걸 할 수 없었어요. 보고서를 커스터마이징하려고 할 때마다 벽에 부딪혔습니다.
Notion을 사용하면 공식, 관계, 롤업 등 원하는 모든 뷰를 만들 수 있어 재무 데이터가 살아 움직입니다. 유일하게 부족했던 점은 데이터를 Notion으로 자동으로 가져오는 것이었죠.
2. 연간 가격 인상
처음 Xero에 가입했을 때 스타터 플랜을 월 $15에 사용하고 있었습니다. 합리적으로 보였죠. 하지만 매년 시계처럼 가격이 올랐습니다. 3년 차가 되자 같은 기능에 월 $20에 가까워졌어요. 더 고급 보고서를 원한다면 월 $37 이상이 필요하고, 끊임없는 업셀 압박도 있었습니다.
BankSync는 월 $7에 제공됩니다—숨겨진 비용도 없고, 연간 인상도 없으며, 업그레이드 압박도 없습니다. 모든 비용을 꼼꼼히 따지는 1인 창업자에게는 이 차이가 큰 의미가 있습니다.
3. 공급업체 종속성
내 재무 데이터는 Xero 생태계에 갇혀 있었습니다. 데이터를 내보낼 수는 있었지만, 매번 수동으로 작업해야 했고, 아무것도 통합되지 않는 지저분한 CSV 파일을 다뤄야 했습니다.
나는 데이터가 내가 직접 소유하고 제어할 수 있는 도구에 있기를 원했습니다—가격 정책이 갑자기 바뀌거나 내가 의존하는 기능이 사라지지 않을 도구 말이죠. 데이터 이동성이 필요했지만 Xero는 그것을 제공하지 않았습니다.
4. 전체 회계 기능이 필요 없었음
나는 프리랜서이자 소규모 사업자입니다. 인보이스 발행(Stripe 사용), 급여 처리(나 혼자), 재고 관리(서비스만 판매, 제품은 없음) 같은 기능은 필요하지 않아요. 내가 필요했던 것은 자동 거래 동기화, 영수증 추적, 그리고 내가 직접 보고서를 만들 수 있는 능력뿐이었습니다.
Xero는 과도한 기능이었습니다. 나는 Ferrari를 사는 대신 믿을 수 있는 Honda가 필요했을 뿐이었어요.
BankSync 작동 방식 (그리고 왜 내 워크플로에 더 좋은가)
BankSync은 회계 소프트웨어가 아닙니다. 이것은 데이터 레이어로, 은행을 Notion, Airtable, Google Sheets와 같은 워크 OS에 연결합니다. 주요 기능은 다음과 같습니다:
Bank Feeds – 자동 거래 동기화
Xero와 마찬가지로 BankSync은 안전한 OAuth 2.0 인증을 사용해 10,000개 이상의 은행에 연결합니다. 연결이 완료되면 거래, 계좌 잔액, 투자 보유 내역까지 자동으로 선택한 목적지에 동기화됩니다.
내 경우 목적지는 Notion입니다. 나는 “Transactions” 데이터베이스를 만들고 날짜, 가맹점, 금액, 카테고리, 메모 열을 추가했습니다. BankSync은 매일 새로운 거래를 동기화하고, 그 거래들이 그냥… 나타납니다. 수동 입력도, CSV 가져오기도, 복사‑붙여넣기도 없습니다. 완벽히 매끄럽습니다.
Xero와의 차이점: 별도의 앱에 로그인해 거래를 확인하는 대신, Notion 작업 공간 안에서 프로젝트, 클라이언트, 목표와 함께 바로 확인할 수 있습니다. 거래를 특정 프로젝트에 연결하고, 사용자 정의 속성으로 태그를 달며, Xero에서는 불가능했던 뷰를 만들 수 있습니다.
Receipt Extractor – 실제로 작동하는 AI‑기반 OCR
이 기능 하나만으로도 전환을 결심하게 되었습니다. BankSync의 영수증 추출기는 AI‑기반 OCR을 사용해 영수증에서 데이터를 자동으로 추출하고, 이미지를 첨부하며, 해당 필드를 Notion 데이터베이스에 자동으로 채워줍니다. 이제 수동 데이터 입력도, 영수증 누락도 없으며, 모든 내용이 검색 가능하게 유지됩니다.
작동 방식
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이메일 포워딩
BankSync는 고유한 이메일 주소(예:receipts-abc123@receipt.banksync.io)를 제공합니다. Amazon, Home Depot, Uber 등에서 영수증 이메일을 받을 때마다 해당 주소로 전달하기만 하면 됩니다. -
AI 추출
BankSync의 AI가 영수증을 읽어(PDF나 이미지와 같은 첨부 파일에서도) 상점 이름, 날짜, 총액, 세금, 품목 내역, 그리고 영수증 이미지 자체 등 모든 중요한 데이터를 추출합니다. -
자동 동기화
모든 데이터가 자동으로 내 Notion Receipts 데이터베이스와 동기화됩니다. 수동 입력도, 타이핑도, 실수도 없습니다.
추출 정확도가 놀라울 정도로 높아—95 % 이상의 성공률이라고 추정합니다. 작은 오류가 있으면 Notion에서 바로 수정할 수 있습니다.
Xero와 비교
Xero에도 영수증 캡처 기능이 있지만 이 정도로 원활하지는 않습니다. 모바일 앱을 사용해 직접 사진을 찍고 OCR이 작동하기를 기대해야 합니다. BankSync를 사용하면 이미 받고 있는 이메일을 그대로 전달하기만 하면 됩니다. 전혀 마찰이 없습니다.
이메일 인증 포워딩: 중요한 세부 사항
이메일 포워딩을 설정할 때(예: Gmail에서 BankSync으로 영수증을 포워딩) 이메일 제공업체가 포워딩 주소를 확인하기 위해 인증 이메일을 보냅니다.
문제점: 해당 인증 이메일이 당신이 아닌 BankSync의 받은편지함에 도착해 인증 코드를 확인할 수 없습니다.
BankSync의 해결책: 시스템이 인증 이메일을 자동으로 감지하고, 인증 코드나 링크를 추출한 뒤, 상황을 설명하는 깔끔하게 포맷된 메시지와 함께 당신에게 다시 전달합니다.
Xero와 달리 이 워크플로를 전혀 지원하지 않는 반면, BankSync은 엣지 케이스를 처리해 포워딩이 지속적으로 작동한다는 확신을 줍니다.
Notion 통합: 완전한 유연성
내 재무 데이터가 이제 Notion 데이터베이스에 저장되기 때문에 다음을 할 수 있습니다:
- 맞춤형 대시보드를 만들어 월별 지출 요약, 연도별 비교, 지출 추세 등을 확인합니다.
- 거래를 프로젝트와 연결하여 클라이언트별 수익성을 추적합니다.
- Notion 수식 및 관계를 활용한 자동화 워크플로우를 구축합니다 (예: “$500 이상 거래를 검토 대상으로 표시”).
- 재무와 비즈니스 데이터를 Xero에서는 절대 지원하지 못하는 방식으로 결합합니다.
예를 들어, Notion에 Projects 데이터베이스가 있습니다. 각 프로젝트는 Transactions 데이터베이스와 관계가 설정되어 있어, 해당 프로젝트에 실제로 얼마나 지출했는지를 실시간으로 확인할 수 있습니다. 또한 영수증이 없는 비용, 세금 공제 가능한 비용, 그리고 이들이 전체 예산에 어떤 영향을 미치는지도 바로 볼 수 있습니다. 이러한 수준의 맞춤화는 Xero에서는 불가능합니다.
마이그레이션: 예상보다 쉬웠어요
Xero에서 BankSync로 전환하는 데 약 한 시간이 걸렸습니다. 제가 한 과정을 소개합니다:
단계 1: Xero에서 과거 데이터 내보내기
Xero에서 계정표, 거래 내역, 주요 보고서를 CSV 파일로 내보냈습니다. 이를 통해 필요할 경우 Notion에 가져올 기본 데이터를 확보했습니다.
단계 2: Notion 데이터베이스 설정
Notion에 두 개의 주요 데이터베이스를 만들었습니다:
- 거래 데이터베이스 – 날짜, 가맹점, 금액, 카테고리, 계정, 메모 열.
- 영수증 데이터베이스 – 날짜, 가맹점, 금액, 세금, 카테고리, 영수증 이미지, 첨부 파일 열.
Notion의 예산 템플릿 중 하나를 시작점으로 사용하고 필요에 맞게 커스터마이징했습니다. 전체 설정 시간: 약 20분.
단계 3: 은행을 BankSync에 연결
BankSync에 로그인하고, Xero에 있던 동일한 은행의 비즈니스 당좌 및 저축 계좌를 연결한 뒤 거래 필드를 Notion 데이터베이스 열에 매핑했습니다. BankSync의 필드 매핑 인터페이스는 직관적이며 Xero 초기 설정보다 훨씬 쉽습니다.
단계 4: 영수증 추출 설정
BankSync에서 영수증 추출기를 만들고, 추출된 필드를 Notion 영수증 데이터베이스에 매핑한 뒤 고유한 전달 이메일 주소를 받았습니다. 이후 Gmail 필터를 설정해 영수증 이메일을 자동으로 BankSync에 전달하도록 했습니다. 이제 Amazon, Stripe 등에서 영수증을 받으면 자동으로 처리되어 Notion에 동기화됩니다.
단계 5: 자동 동기화 설정
BankSync를 매일 오전 6시에 거래를 동기화하도록 설정했습니다. 매일 아침 Notion을 열면 전날의 거래가 이미 카테고리화되어 표시되고 검토할 준비가 되어 있습니다.
끝입니다. 복잡한 마이그레이션 스크립트도 없고, 데이터 손실도 없으며, 골칫거리도 없습니다. 단순하고 직관적인 설정 과정만 있었습니다.
전환을 통해 얻은 것
- 완전한 데이터 소유권 – 이제 내 재무 데이터는 내가 제어하는 Notion에 보관됩니다. 데이터를 내보내고 백업하며 원하는 어디든 옮길 수 있습니다. 공급업체 종속도 없고, 독점 포맷도 없습니다.
- 극도의 유연성 – 상상할 수 있는 모든 보고서, 대시보드, 워크플로를 만들 수 있습니다. 카테고리별 월별 지출을 보고 싶나요? 바로 가능합니다. 비용을 특정 클라이언트와 연결하고 프로젝트별 수익성을 계산하고 싶나요? 손쉽게 할 수 있습니다. 재무 데이터를 마케팅 지표와 OKR에 결합하고 싶나요? 문제 없습니다.
- 엄청난 비용 절감 – 연간 인상이 있는 $20 /월의 Xero에서 $7 /월인 BankSync로 바꿨습니다. 연간 $156을 절감한 셈입니다.
- 투자 추적 – BankSync는 전체 투자 계좌 추적을 지원합니다—보유 종목, 거래, 잔액, 거래 내역까지. Xero는 투자 데이터를 거의 다루지 않으므로 이제 운영 계좌 + 투자를 한 곳에서 전체 재무 상황을 볼 수 있습니다.
- 마음의 평안 –
- Xero의 투박한 인터페이스에 더 이상 두려움을 느끼지 않음.
- 경직된 보고서와의 싸움이 사라짐.
- 가격 인상에 대한 걱정이 사라짐.
내 재무는 이제 일상적인 Notion 워크플로에 통합되어, 매우 자연스럽게 관리됩니다.
Xero에서 그리운 점 (스포일러: 별로 없음)
Xero가 BankSync에 없는 몇 가지 기능이 있습니다:
- 청구서 발행 – Xero는 내장 청구서 발행 기능이 있지만 저는 어차피 Stripe를 사용합니다.
- 세무 준비 – Xero는 세무 소프트웨어와 연동되고 회계사 협업 기능을 제공합니다. 제 회계사는 Notion 내보내기에 만족하므로 문제가 되지 않았습니다.
- 다중 법인 회계 – 여러 법인이나 복잡한 회계 시나리오를 관리한다면 Xero의 구조가 필요할 수 있습니다.
저 같은 경우—거래 동기화, 영수증 추적, 유연한 보고만 필요로 하는 솔로 창업자—Xero를 전혀 그리워하지 않습니다.
이 전환을 해야 할 사람은?
BankSync는 다음과 같은 경우에 적합합니다:
- 비즈니스 운영에 이미 Notion, Airtable, 또는 Google Sheets를 사용하고 있다면.
- 전체 회계 기능(청구, 급여, 재고 관리)이 필요하지 않다면.
- 재무 데이터와 보고에 대한 완전한 제어를 원한다면.
- Xero의 가격, 성능, 혹은 경직성에 불만이 있다면.
- 올인원 솔루션보다 데이터 이동성 및 유연성을 중시한다면.
- 운영 계정과 함께 투자 계정 추적이 필요하다면.
포괄적인 회계 기능이 필요하거나 회계사가 Xero를 요구한다면, Xero를 계속 사용하세요. 하지만 저처럼 공급업체 종속에 지치고 실제 워크플로에 맞는 재무 시스템을 구축하고 싶다면, BankSync는 게임 체인저입니다.
최종 생각
금융‑기술 환경이 변화하고 있습니다. 우리는 거대한 단일형 폐쇄‑루프 회계 시스템에서 벗어나, 이미 사용하고 있는 도구와 통합되는 모듈형 데이터 레이어로 이동하고 있습니다. BankSync는 그 미래를 대표합니다.
Xero를 BankSync로 교체함으로써 단순히 비용을 절감한 것이 아니라, 재무 데이터에 대한 통제권을 얻고, 공급업체 종속성을 없애며, 내가 생각하는 방식대로 실제로 작동하는 시스템을 구축했습니다. 이제 내 거래, 영수증, 보고서는 Notion에 저장되어—프로젝트, 목표, 전략적 계획과 바로 나란히 놓여 있습니다.
재무 데이터를 직접 관리하고 회계‑소프트웨어의 과잉을 버릴 준비가 되었다면, BankSync를 시도해 보세요. The 14‑