如何文档化企业系统？

Source: Dev.to

引言

在真实的工作环境中，很少有开发者像对待代码那样重视系统文档。
没有文档，企业系统并不是一个完整的产品，而仅仅是一堆只有构建者自己能理解的功能集合。

文档不是附加项：它是系统的一部分。它帮助团队扩展，简化审计，降低昂贵的人员流动，并保留业务关键知识。

本文将向你展示如何专业地为企业系统编写文档，哪些文档是必需的，以及如何将它们融入日常运营。

功能文档

功能文档解释系统做了什么、为什么这么做以及从业务角度应该如何表现。以下角色可以阅读这些文档：

• 产品负责人
• 利益相关者
• 业务分析师
• 新加入的开发者
• QA / 测试人员

应该包含哪些内容？

• 系统目标：解决什么问题，面向谁
• 参与者：用户、角色、权限
• 用例：每类用户应能完成的操作
• 业务规则：折扣、校验、授权、计算方式
• 异常场景：当出现错误时会怎样（库存不足、支付被拒、数据不完整）

关键问题

• ✔ 它是如何工作的？
• ✔ 当 X 发生时会怎样？
• ✔ 为什么这条规则是这样设定的？

技术文档

技术文档解释系统是如何构建的、做了哪些架构决策以及内部是如何运行的。面向开发者、DevOps和架构师。

应该包含哪些内容？

• 整体架构：单体、微服务、队列、worker、外部集成、定时任务等
• 组件图：内部模块如何相互连接
• 关键依赖：外部 API、第三方服务、核心库
• 重要技术流程：支付处理、库存同步、报表生成等
• 基础设施：生产和预发布环境、CI/CD、备份、可扩展性
• 技术政策：版本管理、安全、加密、错误处理

数据字典

数据字典描述系统实体、它们的字段以及关联的业务逻辑。在企业系统中尤其是会计、物流、金融领域，这一点至关重要。

每个表或模型应包含哪些信息？

• 实体名称
• 用途说明
• 字段：名称、类型、描述
• 关联规则：唯一约束、限制、校验
• 与其他实体的关系
• 对业务逻辑的影响

完善的数据字典可以帮助：

• ✔ 避免孤立或重复的字段
• ✔ 保持报表的一致性
• ✔ 确保所有人对同一概念有统一理解

例如，字段 importe_total 若不加说明，可能指代小计、含税总额、未扣除折扣的总额等不同含义。

状态流

成熟的系统会定义明确的状态及其转换：订单、支付、用户、工单、发货、发票等。记录状态流有助于理解：

• 存在哪些状态
• 哪些规则允许状态之间的转换
• 哪些是终止状态
• 哪些状态依赖外部校验
• 哪些自动化流程会介入

如果没有文档化的状态流，各业务部门会自行解释状态，导致不一致、投诉和运营混乱。

内部用户手册

适用对象包括：

• 技术支持
• 客服
• 财务
• 物流
• 行政
• 主管

手册内容

• 每项常用操作的步骤
• 常见错误及解决办法
• 基于角色的权限说明
• 日常流程
• 可视化示例和截图
• 最佳操作实践

审计脚本

审计脚本可以帮助：

• 重新计算金额
• 校验数据完整性
• 发现不一致
• 对比当前状态与历史状态
• 重建关键业务操作

常见审计类型

• 销售 vs 开票
• 理论库存 vs 实际库存
• 记录完整性：有订单无支付、支付无订单等
• 历史计算复现
• 关键操作日志

这些脚本必须有文档、版本管理并经过测试。

结论

一个文档完善的企业系统能够：

• ✔ 减少支持工单
• ✔ 防止代价高昂的错误
• ✔ 与业务保持一致
• ✔ 便于审计
• ✔ 加速新人上手
• ✔ 提升软件质量

文档是系统的又一组成部分。

感谢阅读 🙌