Excel 마이그레이션 전략: 실용적인 도구 선택 및 전환 가이드

Source: Dev.to

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현실적인 마이그레이션 시나리오

단계 1 – 현재 상태 진단

먼저, 우리 팀이 Excel에 얼마나 의존하고 있는지 측정해야 합니다.

Excel 의존도 지수 (EDI)

# How dependent is our team on Excel?
edi_factors = {
    "Excel files": 47,               # count
    "Weekly updates": 120,           # times
    "Related people": 15,            # people
    "Macros/VBA": True,              # exists
    "External integrations": 5,       # count
    "Usage period (months)": 36
}

# EDI score calculation (example)
score = (edi_factors["Excel files"] * 2) + \
        (edi_factors["Weekly updates"] * 3) + \
        (edi_factors["Related people"] * 2) + \
        (10 if edi_factors["Macros/VBA"] else 0) + \
        (edi_factors["External integrations"] * 1) + \
        (edi_factors["Usage period (months)"] * 0.5)

# Result interpretation
#  100 points: Red    – careful strategy needed

게임 개발 회사에서 실제 측정: EDI = 451점 (Red)
팀은 6개월에 걸친 점진적 마이그레이션을 수행했습니다.

단계 2 – 부분 마이그레이션 전략

“빅뱅 방식은 실패한다.”
한 번에 모든 것을 바꾸려 하면 항상 실패합니다. 제가 본 모든 성공 사례는 다음 순서를 따랐습니다:

실패한 마이그레이션 사례

사례 1 – “모두 참여” 함정

핀테크 스타트업

Lesson: 전체 회사가 아니라 파일럿 그룹부터 시작하세요.

사례 2 – “과도한 맞춤화”

제조 회사

그들은 수백 개의 Excel 수식과 매크로를 새로운 도구에 그대로 복사하려 했습니다. 6개월 개발 후 시스템은 Excel보다 느려졌고 결국 폐기되었습니다.

Lesson: 먼저 프로세스를 개선하고, 도구는 그 다음에 도입하세요.

도구별 마이그레이션 가이드

Jira로 마이그레이션

적합한 경우

• 개발 팀이 이미 Jira를 사용하고 있음.
• Agile/Scrum을 도입하고 있음.
• 이슈 추적이 주요 목적임.

마이그레이션 스크립트 예시

import pandas as pd
from jira import JIRA

# Read Excel data
df = pd.read_excel('project_tasks.xlsx')

# Connect to Jira
jira = JIRA(
    'https://your-domain.atlassian.net',
    basic_auth=('email@example.com', 'api_token')
)

# Bulk migration
for _, row in df.iterrows():
    issue_dict = {
        'project': {'key': 'PROJ'},
        'summary': row['Task Name'],
        'description': row['Description'],
        'issuetype': {'name': 'Task'},
        'assignee': {'name': row['Assignee']},
        'duedate': row['Due Date'].strftime('%Y-%m-%d')
    }
    jira.create_issue(fields=issue_dict)
    print(f"Created: {row['Task Name']}")

Plexo(WBS 중심)로 마이그레이션

적합한 경우

• WBS 구조가 중요함.
• 계층형 작업 관리가 필요함.
• 실시간 협업이 중요함.

Plexo 장점

• Excel 가져오기 지원 – CSV/Excel 직접 가져오기.
• 자동 WBS 생성 – 들여쓰기로 계층 구조를 감지.
• 실시간 동기화 – 여러 사용자가 동시에 편집.

마이그레이션 절차 (의사코드)

// 1. Organize Excel data
const excel_structure = {
  '1. Project Planning': {
    '1.1 Requirements Analysis': '3 days',
    '1.2 Technical Review': '2 days',
  },
  '2. Development': {
    '2.1 Backend': {
      '2.1.1 API Design': '2 days',
      '2.1.2 Implementation': '5 days',
    },
  },
};

// 2. Import to Plexo
// - Drag‑and‑drop the Excel file.
// - Plexo auto‑generates the WBS hierarchy.
// - Map assignees and schedules as needed.

저항 극복

“엑셀은 편리하다”는 팀원들

수십 년간 엑셀을 사용해 온 시니어 PM과 VBA 매크로 전문가들은 언제나 존재합니다.

설득 전략

1. 작은 성공을 먼저 보여주기 – “이 기능 하나만 사용해 보세요.”
2. 단일 고통 포인트 해결 – 가장 불편한 점을 해결합니다.
3. 병행 운영 기간 제공 – “엑셀을 3개월 동안 계속 사용할 수 있습니다.”
4. 엑셀 내보내기 기능 강조 – “언제든 엑셀로 내보낼 수 있습니다.”
   심리적 안정을 제공합니다.

경영진 설득

ROI 계산 예시

# Daily waste (minutes) per person
daily_waste = {
    "Version conflict resolution": 30,
    "Manual update": 20,
    "Finding data": 15,
    "Formatting": 10
}

# Convert to monthly cost
hours_per_month = sum(daily_waste.values()) / 60 * 20   # 20 work days
team_members = 15
hourly_labor_cost = 50000  # KRW

monthly_cost = hours_per_month * team_members * hourly_labor_cost
print(f"Monthly waste cost: {monthly_cost:,.0f} KRW")
# Result: 18,750,000 KRW per month

툴 도입 비용 (예시)

tool_cost = 5_000_000   # KRW – one‑time license
training_cost = 2_000_000
total_first_year = tool_cost + training_cost + (monthly_cost * 12)

print(f"First‑year cost of staying in Excel: {monthly_cost * 12:,.0f} KRW")
print(f"First‑year cost after migration: {total_first_year:,.0f} KRW")

대부분의 경우 6~12개월 이내에 명확한 손익분기점이 나타납니다.

최종 요약

• Excel 의존성(EDI)를 진단하세요.
• 읽기 전용 대시보드와 파일럿 그룹으로 작게 시작하세요.
• 점진적으로 마이그레이션—한 번에 대대적인 전환을 시도하지 마세요.
• 적합한 도구 선택(Jira, Plexo, …) 및 제공된 스크립트를 활용하세요.
• 사람들의 두려움을 해소하기 위해 병행 운영, 쉬운 내보내기, 빠른 성과를 제공하세요.

측정 가능하고 데이터 기반의 접근 방식을 따르면 “Excel 지옥”을 갑작스러운 전환의 혼란 없이도 효율적이고 협업 가능한 워크플로우로 전환할 수 있습니다. 🚀

# 15명 × 30,000 KRW/월
tool_cost = 15 * 30000
print(f"Tool cost: {tool_cost:,.0f} KRW")
# Result: 450,000 KRW per month

print(f"ROI: {monthly_cost/tool_cost:.1f}x")
# Result: 41.7x

마이그레이션 체크리스트

준비 단계

• 현재 Excel 파일 인벤토리 만들기
• 핵심 사용자 식별
• 종속성 매핑
• 백업 계획 수립

파일럿 단계

• 파일럿 그룹 선택 (3‑5명)
• 1개 프로젝트부터 시작
• 일일 피드백 수집
• 문제 즉시 해결

확장 단계

• 단계적 확장 계획
• 교육 자료 준비
• 챔피언 양성
• 성공 사례 공유

안정화 단계

• Excel 종속성 모니터링
• 지속적인 개선
• 신규 팀원 온보딩 프로세스
• 되돌아가지 않도록 방지

팀 규모별 도구 선택 가이드

소규모 팀 (1‑10명)

1순위 선택: Plexo Free

• 무료 시작
• WBS 전문
• 낮은 학습 곡선

2순위 선택: Notion

• 유연한 구조
• 강력한 문서화

중간 규모 팀 (11‑50명)

1순위 선택: Plexo Professional

• 무제한 프로젝트
• 고급 WBS 기능
• 실시간 협업

2순위 선택: Asana / Monday

• 다양한 뷰
• 풍부한 통합 기능

대규모 팀 (50명 이상)

1순위 선택: Jira + Confluence

• 확장성
• 상세 권한 관리

2순위 선택: Plexo Business

• WBS 중심 대형 프로젝트
• 전담 지원

실용적인 팁: 숨겨진 비용

마이그레이션 시 쉽게 놓치기 쉬운 비용:

• 교육 시간 – 1인당 최소 8 시간
• 생산성 감소 – 첫 달에 30 % 감소
• 데이터 정리 – 전체 시간의 40 %
• 프로세스 재설계 – 예상보다 2× 더 많이

총 숨겨진 비용 = 도구 비용 × 3

결론: 엑셀은 나쁘지 않지만…

엑셀은 훌륭한 도구이지만 프로젝트 관리 도구는 아닙니다.
망치를 사용해 나사를 돌릴 수는 있지만, 드라이버가 있다면 드라이버를 사용해야 합니다.

성공적인 마이그레이션을 위한 핵심

• 천천히, 그러나 꾸준히
• 사람을 먼저, 도구는 그 다음
• 빠른 작은 성공
• 되돌릴 수 있는 안전망

엑셀 지옥에서 벗어나는 것은 스프린트가 아니라 마라톤입니다.

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