使用 Notion 构建我的自动化预算追踪器

Source: Dev.to

说实话：我从没想过会抛弃 Xero。它是行业标准，对吧？每位会计师都推荐它。但在多年与笨拙的界面、有限的报告灵活性以及看到我的订阅费用年复一年攀升打交道后，我开始怀疑自己是否真的需要 Xero 的所有功能——还是仅仅在为供应商锁定付费。

转折点出现在我意识到自己在维护两个独立系统时：Xero 用于我的财务数据，Notion 用于业务中几乎所有其他内容。我在 Notion 中有项目文档、客户笔记和战略规划——但我的财务仪表盘却卡在 Xero 那僵硬的报告界面中。每当我需要将财务指标与其他业务数据结合时，我都要导出 CSV 文件并手动拼凑。

就在那时，我发现了 BankSync。它并不是要取代 Xero——而是更好。它是一个数据层，直接将你的银行交易、账户余额和收据同步到你已经在使用的工具中。对我而言，这个工具就是 Notion。切换后，我处理业务财务的方式彻底改变了。

为什么我离开 Xero

1. 定制化受限

Xero 的报表…还行。它们是预设的、打磨好的，如果你的业务恰好符合它们的模板，可能会很好用。但我的业务不符合。我想构建自定义仪表盘，将财务数据与项目里程碑、客户保留指标和收入预测结合在一起。Xero 做不到。每次我尝试自定义报表，都碰壁。

使用 Notion 我可以随心所欲地构建任何视图——公式、关联、汇总——让我的财务数据“起舞”。唯一缺失的环节是把数据自动导入 Notion。

2. 年度涨价

我第一次注册 Xero 时，Starter 计划每月 $15。看起来还算合理。但每年，像时钟一样，价格就会上涨。到第三年，我为相同功能支付的已经接近 $20 / month。想要更高级的报表？那得 $37 / month 甚至更高，而且还有不断的追加销售压力。

BankSync 只要 $7 / month——没有隐藏费用，没有年度涨价，也没有升级压力。对一个每分钱都要算计的独立创始人来说，这差距很重要。

3. 供应商锁定

我的财务数据被锁在 Xero 的生态系统里。我可以导出，但每次都需要手动操作，还要处理乱七八糟的 CSV 文件，根本无法与其他工具集成。

我希望我的数据存放在我自己拥有和控制的工具里——这些工具不会突然改价或下线我依赖的功能。我需要数据可迁移性，而 Xero 并没有提供。

4. 我不需要完整的会计功能

我是一名自由职业者兼小企业主。不需要开票（我用 Stripe），不需要工资单（只有我自己），也不需要库存管理（我卖的是服务，不是产品）。我真正需要的很简单：自动交易同步、收据跟踪，以及自行构建报表的能力。

Xero 对我来说是大材小用。我付的是法拉利的价钱，却只需要一辆可靠的本田。

BankSync 如何工作（以及为何更适合我的工作流程）

BankSync 不是会计软件。它是一个 数据层，将你的银行账户连接到你的工作操作系统（Work OS）——无论是 Notion、Airtable 还是 Google Sheets。它的功能如下：

银行数据源 – 自动交易同步

Bank Feeds

就像 Xero 一样，BankSync 使用安全的 OAuth 2.0 认证连接 10,000+ 家银行。连接后，它会自动同步交易、账户余额，甚至投资持仓到你选择的目标位置。

对我而言，这个目标是 Notion。我创建了一个 “Transactions”（交易） 数据库，包含 日期、商户、金额、类别和备注 等列。BankSync 每天同步新交易，它们会直接……出现。无需手动录入、CSV 导入或复制粘贴。体验非常顺畅。

与 Xero 的区别： 不需要登录另一个应用查看交易，它们直接出现在我的 Notion 工作区，和我的项目、客户、目标并列。我可以将交易关联到特定项目，用自定义属性标记，并构建 Xero 永远无法支持的视图。

收据提取器 – 实际可用的 AI OCR

Receipt Extractor

仅这一功能就让我决定切换。BankSync 的收据提取器使用 AI 驱动的 OCR，自动从收据中提取数据，附加图片，并填充到我的 Notion 数据库对应字段。再也没有手动录入、遗漏收据，所有信息都可搜索。

工作原理

• 邮件转发
  BankSync 为你提供一个唯一的电子邮件地址（例如 receipts-abc123@receipt.banksync.io）。每当我收到收据邮件——来自亚马逊、Home Depot、Uber，或其他任何地方——我只需将其转发到该地址。

• AI 提取
  BankSync 的 AI 读取收据（即使是 PDF 或图片等附件），并提取所有重要数据：商家名称、日期、总金额、税额、明细项目，甚至收据图片本身。

• 自动同步
  所有这些数据会自动同步到我的 Notion Receipts 数据库。无需手动输入、无需敲键、不会出错。

提取准确率惊人——我估计成功率在 95 % 以上。若出现轻微错误，我可以直接在 Notion 中修正。

与 Xero 的对比

Xero 也有收据捕获功能，但远没有这么顺畅。你必须使用他们的移动应用，手动拍照，并期待 OCR 能正常工作。而使用 BankSync，我只需转发已经收到的邮件，毫无摩擦。

电子邮件验证转发：关键细节

当你设置电子邮件转发（例如，将 Gmail 的收据转发到 BankSync）时，你的邮件提供商会发送一封验证邮件，以确认转发地址。

问题所在： 这封验证邮件会进入 BankSync 的收件箱，而不是你的收件箱，所以你根本看不到验证代码。

BankSync 的解决方案： 他们的系统会自动检测验证邮件，提取验证代码或链接，并将其转发回给你，同时附上一条格式良好的信息，解释正在发生的情况。

与完全不支持此工作流的 Xero 不同，BankSync 能够处理这些边缘情况，让我对转发功能的持续可用性充满信心。

Notion 集成：完全灵活

因为我的财务数据现在存放在 Notion 数据库中，我可以：

• 创建自定义仪表板，包括月度支出汇总、年度对比和支出趋势。
• 将交易关联到项目，以按客户跟踪盈利能力。
• 使用 Notion 公式和关联构建自动化工作流（例如，“标记任何超过 500 美元的交易以供审查”）。
• 以 Xero 无法实现的方式将财务和业务数据结合。

例如，我在 Notion 中有一个 Projects 数据库。每个项目都与我的 Transactions 数据库建立关联，这样我就能实时准确地看到该项目的支出金额。我还可以查看哪些费用缺少收据、哪些费用可抵税，以及它们对整体预算的影响。这种定制化水平在 Xero 中是不可能实现的。

迁移过程：比我预想的更简单

将 Xero 切换到 BankSync 大约花了我一个小时。以下是我的操作步骤：

步骤 1：从 Xero 导出历史数据

我把会计科目表、交易历史以及关键报告从 Xero 导出为 CSV 文件。这为我在需要历史背景时导入 Notion 提供了基准。

步骤 2：在 Notion 中建立数据库

我在 Notion 中创建了两个主要数据库：

• 交易数据库 – 包含 日期、商户、金额、类别、账户和备注 列。
• 收据数据库 – 包含 日期、商户、金额、税额、类别、收据图片和附件 列。

我使用了 Notion 的一个预算模板作为起点，并对其进行定制以满足我的需求。整体设置时间约为 20 分钟。

步骤 3：将我的银行账户连接到 BankSync

我登录 BankSync，连接了我的企业支票和储蓄账户（使用的银行与 Xero 中相同），并将交易字段映射到我的 Notion 数据库列。BankSync 的字段映射界面直观——比 Xero 的初始设置要容易得多。

步骤 4：设置收据提取

我在 BankSync 中创建了收据提取器，将提取的字段映射到我的 Notion 收据 数据库，并获取了唯一的转发电子邮件地址。随后，我在 Gmail 中设置过滤器，自动将收据邮件转发到 BankSync。现在，无论是来自 Amazon、Stripe 还是其他供应商的收据，都会自动处理并同步到 Notion。

步骤 5：配置自动同步

我将 BankSync 设置为每天上午 6 点同步交易。每天早上打开 Notion 时，前一天的交易已经同步好，分类完毕，随时可供审阅。

就这么简单。没有复杂的迁移脚本，没有数据丢失，也没有头疼的过程。只是一套直接明了的设置流程。

我切换后获得的收益

1. 完整的数据所有权 – 我的财务数据现在存放在 Notion——我可以控制的工具。我可以导出、备份，并随意移动到任何地方。没有供应商锁定，没有专有格式。
2. 极致灵活性 – 我可以构建任何我想象的报告、仪表盘或工作流。想要按类别查看每月支出？已完成。想要将费用关联到特定客户并计算每个项目的盈利能力？轻松实现。想要把财务数据与我的营销指标和 OKR 结合？没问题。
3. 巨大的成本节省 – 我从每月支付 $20 /月（且每年递增）的 Xero，降到每月 $7 /月 的 BankSync。这样一年节省了 $156 /年。
4. 投资追踪 – BankSync 支持完整的投资账户追踪——持仓、交易、余额和交易历史。Xero 几乎不涉及投资数据，因此现在我可以在同一个地方看到我的全部财务全貌（运营账户 + 投资）。
5. 安心无忧 –
   • 再也不怕 Xero 那笨拙的界面。
   • 再也不与僵硬的报告作斗争。
   • 再也不担心价格上涨。

我的财务现在已成为我每日 Notion 工作流的一部分，感觉轻而易举。

我对 Xero 的思念（剧透：不多）

• 开票 – Xero 内置开票功能，但我仍然使用 Stripe。
• 税务准备 – Xero 与税务软件集成并提供会计师协作功能。我的会计师对我的 Notion 导出满意，所以这不是问题。
• 多实体会计 – 如果你管理多个法律实体或复杂的会计情形，Xero 的结构可能是必需的。

对我而言——一位只需要交易同步、收据跟踪和灵活报表的独立创始人——我一点也不想念 Xero。

谁应该做出此切换？

BankSync 是完美选择，如果您：

• 已经在业务运营中使用 Notion、Airtable 或 Google Sheets。
• 不需要完整的会计功能（开票、工资单、库存）。
• 想要对财务数据和报告拥有完全控制权。
• 对 Xero 的定价、性能或僵硬性感到失望。
• 重视数据可移植性和灵活性，而不是一体化解决方案。
• 需要在运营账户之外跟踪投资账户。

如果您需要完整的会计功能或您的会计师要求使用 Xero，则继续使用 Xero。但如果您和我一样——厌倦了供应商锁定，准备构建一个真正适合您工作流程的财务系统——BankSync 将是颠覆性的改变。

Final Thoughts

金融科技格局正在发生变化。我们正从单体、封闭的会计系统转向可以与我们已有工具集成的模块化数据层。BankSync 正是这种未来的代表。

用 BankSync 替代 Xero，我不仅省了钱，还获得了对财务数据的控制，消除了供应商锁定，并构建了一个真正符合我思维方式的系统。我的交易、收据和报表现在都存放在 Notion 中——与我的项目、目标和战略规划并列。

如果你已经准备好掌控自己的财务数据，摆脱会计软件的臃肿，试试 BankSync 吧。The 14‑